Cómo gestionar cancelaciones y ausencias en tu popup
Para gestionar cancelaciones y ausencias, explicá antes del encuentro cómo consultar por una reserva, mantené actualizados sus estados y registrá el ingreso de cada persona. Diferenciá a quien avisa que no va a asistir de quien conserva su reserva y no llega. Esa información permite liberar lugares y preparar mejor la siguiente edición.
Contá cómo llegar y dónde resolver una consulta
Informá fecha, dirección, turno, duración y qué incluye la reserva. Sumá un canal de consulta que el equipo pueda atender. Si acordaste condiciones de cambios o cancelación, comunicalas con claridad y respetá las condiciones de la plataforma y los derechos aplicables; no improvises una penalidad cuando aparece el problema.
Si decidís enviar un recordatorio por un canal autorizado, incluí sólo la información necesaria para asistir. Prepará una plantilla como: “Te esperamos en el turno que reservaste. Revisá dirección y horario en la página del popup y tené a mano tu entrada con QR. Si no podés venir, consultá las opciones disponibles en tu reserva”. Adaptala a tu evento y verificá el envío; no des por hecho que una herramienta manda recordatorios automáticamente.
Verificá la cancelación antes de ofrecer el lugar
En Poply, una persona puede cancelar desde el detalle de su entrada cuando la opción está disponible para esa reserva. Al completarse la cancelación, el lugar vuelve a quedar disponible. Si te avisan por otro canal, revisá el estado antes de prometer ese lugar a alguien más.
Una cancelación y un reintegro son estados diferentes. En los casos que corresponden a un pago aprobado con Mercado Pago, el flujo puede iniciar una devolución y mostrarla pendiente hasta que se confirme. Revisá el medio de pago y el estado de la operación; no anuncies una devolución como terminada sólo porque la reserva quedó cancelada.
Los plazos de acreditación dependen del medio de pago y del proveedor. Para transferencias o efectivo que gestionaste por fuera del cobro en línea, coordiná la devolución que corresponda y conservá el registro. Consultá el detalle del caso antes de indicar un plazo o repetir un reintegro.
Separá pausar reservas de cancelar el popup
Pausar las reservas en Poply frena nuevas reservas del público y conserva las existentes; la página sigue publicada. Es una herramienta para revisar la operación, no un aviso de cancelación del encuentro. Si la edición no va a realizarse, usá la acción de cancelación disponible y leé su confirmación antes de aplicarla.
Al cancelar un popup, se pide un motivo y se rechazan las entradas de quienes todavía no ingresaron. Las entradas marcadas como asistidas se conservan. Si luego lo republicás, las entradas rechazadas no se recuperan. Revisá los pagos y las devoluciones, y comunicá a las personas afectadas el estado real del caso sin compartir datos de otros asistentes.
Medí ausencias con el registro de ingreso completo
Al cerrar un turno, compará las personas que seguían confirmadas para asistir con los ingresos registrados de ese mismo grupo. Si faltan check-ins, revisalos con el equipo antes de interpretar la diferencia como ausencias. Separá las reservas canceladas a tiempo y las entradas rechazadas.
Ejemplo ilustrativo: había 30 personas confirmadas al empezar el turno y se registraron 24 ingresos. Si el registro está completo, hubo 6 ausencias: 6 ÷ 30 × 100 = 20 %. Es una simulación para mostrar el cálculo, no un promedio de Poply ni una predicción para tu evento.
Compará ediciones con criterios similares y anotá los motivos que te comunicaron: horarios confusos, problemas de llegada u otros cambios. Una tasa aislada no explica por sí sola qué pasó y no justifica vender más lugares que los que podés recibir.
Dejá cada caso con un responsable y un estado
Separá las consultas resueltas de las que siguen esperando una verificación o un reintegro. Registrá quién responde, qué información falta y cuál es el próximo paso. Cuando intervienen varias personas del equipo, ese registro evita respuestas contradictorias o devoluciones duplicadas.
Usá los datos de contacto sólo para gestionar el caso y limitá el acceso al equipo que lo necesita. Al preparar otra edición, conservá los aprendizajes de operación y las preguntas frecuentes, sin publicar listados de personas que cancelaron o no asistieron.
Preguntas frecuentes
¿Una reserva gratuita puede tener ausencias?
Sí. El precio no asegura la asistencia. Informá bien el turno y la llegada, facilitá las consultas y revisá el registro de ingresos antes de comparar reservas con asistencia.
¿Cancelar una reserva significa que el dinero ya volvió?
No necesariamente. Verificá por separado el estado de la reserva y el del pago o reintegro. Si aparece pendiente, consultá el detalle y las condiciones del proveedor antes de informar que terminó.
Fuentes y referencias
Guía elaborada por el equipo de Poply a partir de las herramientas de la plataforma y estas referencias externas.
- Mercado Pago: plazo para la devolución del dinero (se abre en una pestaña nueva)
Consultá los tiempos y estados aplicables al medio de pago de cada operación.