Cómo calcular cupos y organizar los turnos de tu popup
El cupo de un popup tiene que respetar la capacidad disponible del espacio y lo que tu equipo puede atender en cada turno. Para definirlo, compará lugar, ritmo de servicio e insumos; elegí el menor límite y reservá tiempo entre grupos. La cantidad de reservas debe acompañar esa capacidad real.
Separá capacidad del lugar y capacidad de atención
Consultá con el responsable del espacio la capacidad disponible para público y las condiciones de uso. El número de sillas o las personas que entran físicamente no alcanzan para definir un aforo. La circulación, las entradas y las salidas también importan. El cálculo operativo de esta guía no reemplaza esa evaluación ni los requisitos locales.
Después medí tu atención: cuántos pedidos, degustaciones o actividades puede completar el equipo dentro del horario prometido. Hacé una prueba con la secuencia completa, desde recibir a una persona hasta dejar el puesto listo para la siguiente. Si el servicio se demora en esa prueba, ajustá el cupo o la propuesta antes de publicarla.
- Espacio: capacidad para público confirmada por quien administra el lugar.
- Atención: personas que el equipo puede atender durante un turno completo.
- Insumos: experiencias completas que podés ofrecer en ese turno.
Un ejemplo para elegir el menor límite
Ejemplo ilustrativo: el espacio admite 34 asistentes, tu equipo puede atender a 24 por turno y tenés materiales para 28 experiencias en ese turno. El límite operativo es 24: publicar 34 reservas dejaría diez personas por encima del ritmo que probaste. Estos números son una simulación, no capacidades recomendadas para un lugar real.
La cuenta es: cupo operativo por turno = el menor valor entre espacio disponible, capacidad de atención e insumos preparados. Si además separás lugares para invitaciones o colaboradores, descontalos del cupo que ofrecés al público y registralos para controlar el total.
Sumá el tiempo que no aparece en la experiencia
Un turno incluye más que la actividad principal. Considerá recepción, ubicación, consultas y preparación del siguiente grupo. Si la degustación dura 60 minutos y necesitás 15 para dejar la mesa lista, una planificación posible es 18:00 a 19:00 y un segundo inicio a las 19:15. Ese margen debe salir de tu prueba de servicio.
Dos turnos de 24 lugares permiten recibir 48 personas a lo largo del encuentro, siempre que el primer grupo haya salido y los recursos estén disponibles otra vez. No equivalen a 48 lugares simultáneos. Si los grupos se superponen o comparten un sector con visitantes sin reserva, revisá la ocupación conjunta con el espacio.
Prepará la recepción y el recambio con el checklist del evento
Publicá turnos que el público pueda entender
En Poply configurás la fecha, la hora, el cupo y el precio de cada turno. Explicá en la descripción cuánto dura la experiencia, qué incluye la reserva y cuándo tiene que llegar la persona. Revisá el límite de lugares por reserva para que también acompañe tu forma de atención.
Probá la selección del turno y revisá su disponibilidad antes de difundir el enlace. Si necesitás frenar nuevas reservas, podés pausarlas desde la gestión del popup: esa acción conserva las reservas actuales y mantiene publicada la página. Revisá las invitaciones y los ingresos con el mismo criterio de capacidad.
Usá la primera edición para ajustar el siguiente cupo
Anotá cuántas personas llegaron juntas, dónde se formó espera y cuánto duró realmente el recambio. Compará esos tiempos por turno antes de aumentar la capacidad en otra edición. Un turno completo con atención fluida es un dato más útil que una estimación hecha sólo sobre el plano.
Una ausencia previa no garantiza un lugar libre en el siguiente encuentro. No vendas por encima de tu capacidad suponiendo que alguien faltará. Si una reserva se cancela, verificá que el lugar figure disponible antes de ofrecerlo a otra persona.
Preguntas frecuentes
¿El cupo se cuenta por reserva o por persona?
La capacidad se planifica por personas. Si una reserva incluye varios lugares, todos cuentan para el turno. Incluí también las invitaciones y cualquier otro acceso que ocupe capacidad.
¿Conviene agregar más turnos si se agotan?
Sólo después de confirmar disponibilidad del espacio, del equipo y de los insumos. Un nuevo horario necesita su propio tiempo de atención y preparación; que haya demanda no aumenta esos recursos.
Fuentes y referencias
Guía elaborada por el equipo de Poply a partir de las herramientas de la plataforma y estas referencias externas.
- HSE: evaluación de riesgos en la gestión del público (se abre en una pestaña nueva)
Referencia general sobre planificación de capacidad y circulación. Es una guía del Reino Unido, no una norma de aforo para Argentina.