Reservas y entradas con QR: cómo organizar el acceso
Una reserva asigna lugar en un popup o en un turno. Una entrada con QR permite identificar esa reserva al llegar y registrar el ingreso. Para organizar el acceso, primero definí cupos y horarios; después prepará la validación y un procedimiento para las consultas en puerta.
Elegí entre entrada libre y reserva
La entrada libre permite acercarse sin asignar previamente un lugar por persona. La reserva es útil cuando hay una capacidad limitada, una experiencia por turnos o materiales que necesitás preparar según la asistencia prevista.
Una reserva puede ser gratuita o paga. El precio y la necesidad de reservar son decisiones distintas: un taller gratuito también puede necesitar cupos. Mostrá siempre qué incluye la entrada y en qué horario se puede usar.
Configurá cada turno antes de difundir
Definí fecha, hora de inicio, duración cuando corresponda, capacidad y precio. Revisá que los turnos dejen tiempo suficiente para atender a cada grupo. Si varias personas trabajan en el evento, repasá estos datos con quienes van a recibir al público.
En Poply, los asistentes eligen un turno disponible al reservar. La organización puede consultar las reservas y validar las entradas con QR. Publicá el enlace del popup para que las personas encuentren la información en el mismo lugar.
- Verificá que la dirección y las indicaciones de llegada sean claras.
- Revisá el cupo de cada turno y el precio que ve el público.
- Explicá qué incluye la reserva y cómo consultar si hay un problema.
- Probá una reserva y el acceso a su entrada antes del evento.
Prepará el check-in con QR
El QR es una forma de transportar datos que un lector puede interpretar. En una entrada, permite identificar la reserva; el sistema de validación es el que verifica su estado y registra el ingreso. Una imagen de QR, por sí sola, no demuestra que una entrada sea válida.
Antes de abrir, probá la cámara, los permisos del navegador, la batería y la conexión en el lugar. Organizá una fila de acceso y un punto para resolver consultas, así una búsqueda manual no frena a todas las personas que llegan.
En Poply podés escanear la entrada y buscar al titular entre las reservas del popup. Si una persona no encuentra su QR, verificá los datos en el panel antes de registrar el ingreso. No compartas listados de asistentes ni imágenes de entradas en publicaciones abiertas.
Usá el registro para preparar la próxima edición
Al cerrar, compará las reservas con los ingresos registrados. Esa diferencia te ayuda a entender cuántas personas asistieron y qué turnos concentraron la llegada. Revisá también las consultas que se repitieron: pueden señalar información que faltó en la página.
Si además necesitás catálogo, caja o herramientas de producción durante el popup, revisá qué incluye cada plan de Poply antes de organizar el equipo. Las herramientas disponibles dependen del plan elegido.
Preguntas frecuentes
¿El QR reemplaza la confirmación del pago?
No. El QR identifica una entrada; la validación debe consultar el estado de la reserva. Verificá los pagos y las reservas pendientes desde las herramientas de organización.
¿Qué hago si un asistente no encuentra su entrada?
Buscá al titular en las reservas del popup y verificá el turno y el estado antes de registrar el ingreso. Prepará este procedimiento con el equipo para resolverlo sin frenar la fila.
Fuentes y referencias
Guía elaborada por el equipo de Poply a partir de las herramientas de la plataforma y estas referencias externas.
- GS1: estándares de códigos de barras y códigos 2D (se abre en una pestaña nueva)
Contexto técnico sobre códigos que almacenan datos legibles por dispositivos. No describe la implementación de Poply.