Checklist para el día de tu popup
Antes de abrir tu popup, repasá espacio, equipo, insumos, cobros y acceso. Asigná un responsable a cada tarea y probá una reserva de principio a fin con los dispositivos del evento. Esta lista organiza la preparación, la recepción y el cierre para que una tarea sin dueño no aparezca cuando ya llegó el público.
El día anterior: confirmá lo que no se resuelve en puerta
Compartí con el equipo una versión actualizada de los horarios, la propuesta y las responsabilidades. Acordá quién toma decisiones si falta un insumo, se demora una preparación o llega alguien con una consulta. Tené a mano los contactos del espacio y de los proveedores que participan.
Revisá el popup como si fueras a asistir: fecha, dirección, turnos, precio, qué incluye y disponibilidad. Confirmá los acuerdos y requisitos del espacio con su responsable. Si hay alimentos, revisá además las condiciones de manipulación con el equipo a cargo y las referencias de ANMAT; esta lista no reemplaza esa preparación.
- Confirmar horarios de armado, apertura, último turno y salida del espacio.
- Revisar insumos, productos y elementos de servicio frente a la cantidad prevista.
- Asignar responsables de acceso, atención, cobros y coordinación.
- Revisar consultas pendientes y datos que deban corregirse en la publicación.
Durante el armado: recorré el lugar como visitante
Comprobá que se entienda dónde entrar, dónde consultar y cómo circular. Revisá con el responsable del lugar que las rutas de salida y los accesos de emergencia estén despejados, y repasá con el equipo a quién avisar ante un incidente. Ubicá la fila y el punto de consultas sin bloquear esos recorridos.
Probá la conexión y la energía en los puestos que realmente vas a usar. Asigná un teléfono o dispositivo de reemplazo si lo tenés disponible y confirmá los permisos de cada integrante. No compartas una contraseña de cuenta para resolver un acceso que el equipo todavía no tiene.
- Ubicar carteles e indicaciones de entrada y consulta.
- Revisar iluminación, conectividad, batería y cargadores.
- Confirmar que los puestos estén listos con los materiales necesarios.
- Repasar el procedimiento de incidentes acordado con el espacio.
Antes de abrir: probá reserva, entrada y atención
Abrí el popup desde un teléfono y localizá una reserva de prueba identificada para ese fin. Revisá que la persona de acceso pueda encontrarla, leer el turno y validar el QR con el dispositivo asignado. Si registrás un ingreso de prueba, distinguí ese dato al revisar la asistencia final.
Repasá cómo resolver un QR que no se encuentra o una reserva con pago pendiente. Si usás caja o catálogo durante el encuentro, comprobá también productos, precios, stock y medios de pago habilitados según tu plan. Una prueba del acceso no confirma que todo el circuito de venta esté listo.
Durante el evento: mantené un mismo criterio de atención
Registrá los ingresos a medida que llegan las personas y separá las consultas que requieren una revisión. Una búsqueda manual puede resolverse en otro punto de atención para que el resto de la fila siga avanzando. Confirmá los datos en el panel antes de dar una entrada por válida.
Revisá el ritmo de atención antes del siguiente turno y avisá al equipo si cambia la operación. Si necesitás frenar nuevas reservas, pausarlas conserva las actuales: también tenés que resolver cómo atender a quienes ya tienen lugar. No supongas que una pausa cancela el encuentro o libera compromisos.
- Controlar los ingresos y el estado de las reservas.
- Revisar tiempos de espera y preparación del siguiente grupo.
- Registrar faltantes, consultas repetidas y decisiones de coordinación.
- Mantener actualizada la información que compartís con el público.
Al cerrar: completá los registros antes de sacar conclusiones
Confirmá con el equipo que los ingresos quedaron registrados y separá las pruebas. Repasá pagos, cobros por otros medios, gastos e inventario que corresponda a tu operación. Dejá las devoluciones o consultas pendientes con un responsable y un próximo paso.
Anotá qué repetirías y qué cambiarías: duración de los turnos, cantidad de insumos, información de llegada y distribución de tareas. Compará los resultados con tu presupuesto cuando tengas los importes reales, y conservá ese cierre junto con la planificación de la próxima edición.
Preguntas frecuentes
¿Puedo usar este checklist en un popup sin entradas pagas?
Sí. Adaptá las tareas de cobro a tu propuesta, pero conservá las revisiones del espacio, los responsables, la atención y el acceso. Una actividad gratuita también necesita organización y control de capacidad.
¿Qué tarea conviene priorizar antes de abrir?
Revisá con el espacio las condiciones para recibir público y asegurate de que el equipo sepa qué hacer. Después verificá el recorrido completo del visitante y resolvé los problemas que impidan atender las reservas confirmadas.
Fuentes y referencias
Guía elaborada por el equipo de Poply a partir de las herramientas de la plataforma y estas referencias externas.
- HSE: organización de entradas, circulación y salidas (se abre en una pestaña nueva)
Referencia general de planificación de eventos; verificá las condiciones y requisitos de tu espacio en Argentina.
- ANMAT: qué es la inocuidad alimentaria (se abre en una pestaña nueva)
Punto de partida para revisar prácticas seguras con quienes preparan y sirven alimentos.